管理業務の拠り所を明確に
従業員の基本情報は、多くの業務で使われます。システムで管理することで、情報の維持と、自社に合った事務処理の整理を支援します。
問い合わせや変更が生じたときは、関連情報を確認してから対応できます。書類があちこちに分かれた状態よりも、業務の判断材料が明確になります。
人材管理の土台となる日々の業務
企業活動が続く中で、従業員情報の更新、勤怠の確認、従業員からの依頼への対応は日々発生します。
人事ソフトウェアは、企業の人材管理を支援するアプリケーションです。利用できる機能に応じて、従業員情報、勤怠管理、給与計算、各種申請、育成活動などを扱います。情報と手順を整理することで、担当者が業務を進めやすくなります。
一つの勤務期間でも、人事担当者は従業員情報の変更、休暇の確認、残業の確認、給与計算用の情報整理などを行います。確認事項は業務ごとに異なりますが、同じ従業員データを使う場面も多くあります。記録が分散していると、情報を探して照合する作業を繰り返すことになります。
人事ソフトウェアを使うことで、利用者の役割と業務上の必要性に沿って、こうした作業を整理できます。人事担当者は管理業務を担い、権限を持つ担当者は承認を行い、従業員は自分向けに用意されたサービスを利用します。
Sigma HRISの正式名称はHuman Resources Intelligence Systemです。Core Moduleが人事、勤怠、給与計算の基盤となり、Employee Self Service、モバイル、採用、評価、研修、出張管理などのモジュールを選択できます。企業は自社の業務に合う機能を選べます。
個別の記録から、業務につながる人事情報システムへ
人事情報システムは、情報の管理と、その情報を使う業務を結び付けます。従業員情報は保存するだけでなく、勤怠の確認、給与計算の準備、各種事務手続きの判断材料として活用されます。
例えば、休暇申請は承認フローに沿って処理し、勤怠管理でも確認する必要があります。残業情報は、関連する計算に使う前に、勤務スケジュールや勤怠記録と照らし合わせます。そのためには、データ、運用ルール、担当者の責任を明確にしておくことが大切です。
Sigma HRISは、こうした業務に必要な機能を提供します。Core Moduleで人事、勤怠、給与計算を管理し、ESSとモバイルで従業員による情報確認や申請を補います。サービスの範囲は、企業の業務フローに合わせて準備します。
人事ソフトウェアと人事情報システムは、互いに関連するニーズを表す言葉です。名称だけでなく、対応できる業務、利用できる情報、実際に操作する人との適合性を確認することが重要です。
日々の業務で役立つポイント
人事担当者、承認者、従業員それぞれの実際の業務に合わせて、利用方法を考えます。
勤務スケジュールと合わせた勤怠確認
勤怠記録は、勤務形態、休暇、許可を伴う欠勤、残業と合わせて確認する必要があります。システムは、企業の運用設定に沿った情報管理を支えます。
この確認は、管理業務や給与計算の準備の一部です。処理結果を使う前には、担当者が情報の不足や内容の妥当性を確認します。
手順が分かりやすい従業員サービス
従業員は専用ポータルで、個人情報や給与明細を確認し、提供されているサービスの範囲内で申請できます。申請は、設定されたフローとアクセス権限に沿って処理されます。
人事担当者は管理用の画面で業務を行い、従業員は自分の用途に合ったサービスを利用できます。
必要に応じて広げられる利用範囲
企業は優先度の高い機能から利用を始め、業務の準備が整った段階で、採用、人事評価、研修などを追加できます。
モジュール方式なら、必要性に沿った利用を続けやすくなります。モジュールは、対象業務、データの準備状況、関係する利用者を踏まえて選びます。
Sigma HRISが支える人事業務
基本の管理業務と従業員サービスに、人材管理や育成のモジュールを組み合わせられます。
従業員情報と人事管理
Core Moduleは、従業員の在籍期間を通じて使う人事情報の管理を支援します。基本データと必要な設定が、関連業務の土台になります。
担当者が情報を準備、管理、更新し、事務処理で参照できる状態を保ちます。利用方法は、企業の要件と各担当者の役割に合わせて検討します。
スケジュール、勤怠、休暇、残業
日常業務の一環として、ロスター、シフト、勤怠、休暇・欠勤・残業の申請を管理します。勤務スケジュールを基準に、勤怠情報を確認できます。
関連するデータを合わせて見ることで、管理業務や給与計算に進む前の確認を支援します。設定は、自社の勤務形態に合わせて準備します。
給与計算・PPh 21・BPJS
Core Moduleの給与計算は、人事と勤怠につながっています。企業は支給項目、控除項目、PPh 21とBPJSに必要な設定を準備できます。
給与担当者は、必要な出力を利用する前に、データと計算結果を確認します。差異や不明点を調べる際にも、元となる情報が重要です。
Employee Self Serviceとモバイル
ESSは、人事管理用の入力メニューとは分かれた従業員専用ポータルです。設定された利用範囲に応じて、個人情報、給与明細、人事関連の申請を扱います。
モバイルを利用すると、スマートフォンからもアクセスできます。従業員と承認者は、自社のサービス、フロー、アクセス権限に沿って、それぞれの役割を担います。
RecruitmentとPerformance Management
Recruitmentは採用業務のためのモジュールです。Performance Managementは、人事評価の管理を支えます。
二つのモジュールは目的が異なり、自社の優先事項に合わせて選択できます。各領域の業務に沿って、利用フローと必要な情報を確認します。
Learning and DevelopmentとBusiness Travel
Learning and Developmentは従業員の研修・育成管理を支援します。Business Travelは出張管理のために利用できます。
企業は、整理したい業務に合うモジュールを選びます。各機能の目的が明確になるよう、利用範囲、データ、担当者を準備します。
勤務スケジュールから従業員サービスまで
業務に使う情報を準備
期間の開始時に、利用する従業員データと勤務スケジュールを準備します。業務が進む中で、休暇、欠勤、残業の申請を必要に応じて処理し、人事担当者が勤怠記録と合わせて確認します。
給与計算に向けてデータを確認
給与計算の準備では、関連情報を支給・控除の設定と合わせて使います。担当者はデータの不足や計算結果を確認し、不明点を解消してから出力を利用します。
従業員向けサービスを提供
ESSは、情報の確認とセルフサービスで業務を補います。従業員は給与明細を確認し、自社が用意したサービスを利用できます。一方、管理業務は対応する機能で引き続き行います。
このように、人事ソフトウェアは従業員名簿だけの仕組みではありません。Sigma HRISは、日々の業務における情報、申請、利用者の役割をつなぎます。
整理したい業務に合わせてモジュールを選択
Sigma HRISはモジュール型のシステムです。必要なモジュールを購入できるため、コストを抑えながら、利用目的に合った構成にできます。
チームの優先事項から着手
データの照合や手作業での確認が多い業務を洗い出します。従業員管理、勤怠、給与計算を起点に、Core Moduleの利用を検討できます。
サービスとアクセス権限を整理
従業員と承認者のニーズを整理します。必要な申請、情報、アクセス権限に合わせて、ESSとモバイルでサービスを補えます。
ニーズの広がりに合わせて機能を追加
採用、評価、研修・育成、出張管理が必要になった段階で、各モジュールを検討します。業務フローと利用者の準備状況に応じて選択します。
企業の人材管理を支えるパッケージソフトウェア
Sigma HRISは、人事と給与計算の機能を備えたパッケージソフトウェアです。アプリケーションを一から開発するのではなく、データ、設定、利用方法の準備に集中できます。
要件、基本データ、インフラが整えば、セットアップをより早く進められます。一定の条件では、1日で利用準備ができる場合もあります。必要な期間は、モジュールの範囲と企業ごとの設定によって異なります。
利用開始後も、サポートチームが操作の質問や運用上の問題に対応します。迅速なサポートで、日々の利用に必要な対応を進めやすくします。
人事ソフトウェアの導入前に確認したいこと
選択できる機能と、自社で必要な利用準備を確認しましょう。
人事ソフトウェアとは何ですか？
人事ソフトウェアは、人材管理を支援するアプリケーションです。モジュールの範囲に応じて、従業員情報、勤怠、給与計算、セルフサービス、育成などを扱います。
人事ソフトウェアは人事情報システムに当たりますか？
人事ソフトウェアは、人事情報システムを運用するための手段になります。企業は、人材管理のニーズに合った機能を使い、データ、業務フロー、利用者の役割を整理します。
小規模な企業でも利用できますか？
はい。利用範囲は企業のニーズに合わせられます。Sigma HRISはモジュール方式のため、すべてを一度に使わず、必要な機能を選択できます。
Sigma HRISには給与計算も含まれますか？
はい。Core Moduleで、人事・勤怠とつながる給与計算を利用できます。企業のデータと設定に基づき、PPh 21とBPJSの業務にも対応します。
従業員はどのように人事サービスを利用しますか？
ESSとモバイルで、利用範囲に応じたセルフサービスを提供します。従業員は、設定されたフローとアクセス権限に沿って、情報の確認や申請を行えます。
オンプレミスとプライベートクラウドに対応していますか？
はい。インフラ、データ管理、利用者のアクセス要件に合わせて、配置方法を相談できます。
利用準備にはどのくらいかかりますか？
基本データと要件が整っていれば、一定の条件で1日での準備が可能です。期間は、モジュールの範囲、設定、インフラの準備状況によって異なります。
セットアップ後もサポートを受けられますか？
はい。サポートチームが、操作の質問や運用上の問題に迅速かつ的確に対応します。チケットシステムで、ユーザーからの依頼を記録・追跡します。
人事ソフトウェアとHRISの関係
「Software SDM」は、人材管理を支援するソフトウェアを指すインドネシア語です。HRISは、人事情報システムを表す際によく使われます。どちらも同じニーズを指すことがあり、実際の範囲は製品の機能と利用するモジュールによって決まります。
Sigma HRISでは、Core Module、ESS、モバイルがその基盤を担います。さらに、採用、人事評価、研修、出張管理のモジュールを組み合わせ、整理したい業務に合わせて範囲を選べます。
そのため、分類上の名称だけでなく、利用者が何を必要としているかを起点に選ぶことが大切です。人事ソフトウェアとしてもHRISとしても、Sigma HRISはHuman Resources Intelligence Systemという同じ製品です。
HRISソフトウェアを見る自社の人材管理の課題からご相談ください
従業員の管理業務から給与計算、セルフサービスまで、整理したい業務をお聞かせください。モジュールの選択肢と、Sigma HRISの利用に向けた準備をご案内します。