Keuntungan Perusahaan yang Menggunakan Software Payroll - Payroll pada perusahaan merupakan suatu sistem yang formulanya terdiri dari beberapa parameter, mulai dari data detail karyawan, data kehadiran, hingga data nilai gaji yang jika dikalkulasi akan menghasilkan laporan pembayaran gaji, laporan BPJS, PPh 21 dan lain-lain. Tingkat kompleksitas payroll diperusahaan memang cukup beragam, tergantung kondisi dan kebijakan yang diterapkan oleh perusahaan dan tentunya berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Dengan tingginya kompleksitas dan banyaknya laporan yang harus dihasilkan bantuan software payroll atau software HRIS nampaknya sangat dibutuhkan untuk membuat pekerjaan menjadi lebih efisien, bukan hanya untuk karyawan tetapi dari sisi perusahaan juga akan merasakan dampak positifnya.
Berikut beberapa sifat hal yang akan menjadi benefit bagi perusahaan jika menggunakan software payroll atau software HRIS:
Sistem dapat Memprediksi
Dengan sistem payroll, perusahaan dapat melihat secara rinci data payroll mulai dari harian, mingguan, bulanan, hingga tahunan. Kelebihan utama sistem adalah database yang sudah terstruktur dengan rapi sehingga akan mudah untuk mengconvert data tersebut menjadi sebuah informasi yang berguna untuk perusahaan. Dari informasi yang ada, perusahaan akan menemukan sebuah pola yang mana pola tersebut dapat digunakan untuk meprediksi beberapa hal yang dapat menjadi bahan pertimbangan dalam pengambilan sebuah keputusan.
Sistem dapat Didelegasikan
Sebagaimana informasi di atas, sistem payroll pada perusahaan biasanya cukup kompleks karena terdiri dari banyak parameter perhitungan yang digabungkan kedalam sebuah formula. Tidak hanya kompleks, formula payroll juga unik antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Oleh karena itu tidak heran jika banyak perusahaan sangat bergantung kepada satu orang saja untuk mengerjakan data payroll.
Dengan adanya software payroll nampaknya perusahaan tidak perlu khawatir dengan hal tersebut, karena dengan formula dan ketentuan yang sudah terstandarisasi di sistem perhitungan payroll akan lebih mudah untuk didelegasikan sehingga tidak hanya bergantung kepada satu orang saja.
Sistem bersifat Terukur
Menuduh karyawan tanpa data yang jelas sepertinya hanya akan menciptakan masalah baru. Sebagai contoh ketika atasan hanya menegur satu orang anggota teamnya yang sering terlambat sedangkan berdasarkan data ternyata ada banyak anggota teamnya yang sering terlambat. Hal ini tentu akan menimbulkan anggapan bahwa atasan tersebut memberikan penilaian secara subjektif.
Dengan informasi yang ada pada software HRIS masalah di atas dapat dihindari, karena data-data seperti data kehadiran dapat dilihat secara rinci. Bahkan dengan software HRIS yang sudah memiliki module Employee Self Service karyawan dapat mengakses sendiri data-data tersebut.
Sistem dapat Disesuaikan
Pada beberapa perusahaan, perubahan atas suatu ketentuan biasa terjadi seiring berjalannya waktu. Pemicu dari suatu perubahan cukup beragam dan salah satunya adalah pembaruan/revisi dari peraturan pemerintah. Beberapa contoh perubahan yang diatur oleh pemerintah adalah perubahan batas maksimum upah untuk program Jaminan Pensiun BPJS Ketenagakerjaan, perubahan batas maksimum upah untuk program BPJS Kesehatan, dan perubahan nilai Pendapatan Tidak Kena Pajak (PTKP) untuk menghitung PPh 21.
Software payroll Indonesia yang baik bisa mengakomodir perubahan-perubahan tersebut tanpa memerlukan effort yang besar dari user karena didalam software tersebut sudah disiapkan parameter-parameter untuk memperbarui nilai-nilai tersebut. Dengan begitu perusahaan akan lebih mudah untuk mengikuti regulasi terbaru dari pemerintah.
Sistem bersifat Otomatis
Apakah anda sering melihat meja kerja HRD dengan banyak tumpukan kertas di atasnya? Jangankan untuk mengerjakan data-data tersebut, melihatnya saja terkadang sudah menurunkan semangat untuk bekerja. Tumpukkan kertas tersebut terjadi karena hampir semua transaksi yang berkaitan dengan penggajian dilakukan secara manual mulai dari pengisian form transaksi hingga proses approval dari transaksi tersebut. Setelah semua form tersebut disetujui barulah diberikan ke HRD untuk dimasukkan ke laporan pembayaran dan biasanya form-form tersebut baru sampai di HRD mendekati tanggal pembayaran.
Dengan bantuan modul Employee Self Service di Sigma HRIS tumpukkan kertas tersebut dapat dikurangi dan HR tidak perlu menginput kembali data tersebut karena saat transaksi sudah disetujui oleh line approval data tersebut akan masuk ke database secara otomatis. Jadi proses penginputan dan persetujuan yang selama ini dilakukan secara manual dapat digantikan oleh sistem sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien.