5 Hal Penting dalam Proses Onboarding - Pada umumnya yang dimaksud dengan onboarding adalah proses pengenalan ataupun penyesuaian karyawan kepada perusahaan, lingkungan dan pekerjaan pada perusahaan baru tempatnya bekerja. Jangan sepelekan proses onboarding ini, karena akan menjadi first impressions bagi karyawan baru terhadap perusahaan.
Tujuan umum dari proses onboarding adalah untuk membuat karyawan merasa diterima oleh perusahaan sehingga karyawan dapat belajar dan beradaptasi dengan cepat pada pekerjaan barunya ini. Selain itu proses onboarding yang baik juga berdampak positif untuk perusahaan karena pada umumnya dengan first impression yang baik akan membuat karyawan merasa yakin kepada perusahaan tersebut dan tidak mudah untuk mengundurkan diri begitu saja.
Berikut beberapa hal yang dapat dilakukan untuk membuat proses onboarding berjalan dengan baik.
- Perkenalan
HRD atau atasan sebaiknya memberikan penjelasan secara umum tentang perusahaan dan struktur organisasi yang ada diperusahaan tersebut. Pastikan karyawan baru mengerti tentang pembagian tugas dari masing-masing department secara garis besar. Setelah itu baru masuk ke rincian pada organisasi tempat mereka ditempatkan. Jika memungkinkan berikan kesempatan kepada karyawan baru tersebut untuk berkenalan atau mengenal key person disetiap department (disesuaikan dengan seberapa besar organisasi di perusahaan anda) dan yang paling penting adalah mengenal anggota tim tempatnya ditempatkan. - Memberikan tandem untuk karyawan baru tersebut
Layaknya turis yang sedang berwisata ketempat baru, karyawan baru juga membutuhkan guide untuk membantunya mengenal pekerjaan ataupun budaya perusahaan. Tandem yang baik akan membuatnya merasa nyaman karena ketika merasa bingung mereka memiliki tempat untuk bertanya. Pastikan atasan ataupun perusahaan telah memberikan arahan kepada tandem tersebut agar karyawan bisa belajar dan beradaptasi dengan baik dan sesuai yang diharapkan oleh perusahaan. - Tools kerja sudah siap saat karyawan join
Pastikan komputer dan program – program penting beserta login yang berkaitan dengan pekerjaan sudah siap sebelum karyawan tersebut masuk. Tentu tidak harus semua karena ada isu confidential yang berbeda pada setiap perusahaan, namun hal – hal yang berkaitan dengan proses onboarding dihari – hari awal bekerja harus sudah siap untuk digunakan. Dengan begitu perusahaan akan mendapat nilai plus dimata karyawan baru tersebut karena terlihat matang dalam mempersiapkan sesuatu. Selain itu karyawan bisa langsung fokus untuk belajar dan beradaptasi. - Berikan waktu untuk belajar
Buatlah materi atau dokumen untuk mendukung proses onboarding, sehingga karyawan memiliki arah belajar yang jelas. Berikan waktu kepada karyawan baru tersebut untuk belajar sesuai arahan yang ada pada dokumen dan tentunya dengan bantuan dari atasan ataupun rekan satu timnya. - Jangan lupa untuk di follow-up
Selama proses belajar tersebut atasan harus aktif melakukan follow-up untuk mengetahui progres yang sudah dicapai. Berikan kesempatan kepada karyawan tersebut untuk bertanya ataupun memberikan feedback terkait materi yang sedang dipelajari. Lebih dari itu, akan lebih baik jika atasan menyiapkan sesi empat mata untuk menanyakan terkaait proses belajar atau adaptasi yang sedang dilakukan, sehingga karyawan tidak sungkan untuk menceritakan kendala yang dihadapi dan mencari solusi bersama terkait masalah tersebut.
Mengelola data HR karyawan tidak dapat dianggap remeh, kebutuhan data karyawan, kehadiran, dan payroll serta lampiran digital lumayan membuat repot. Untuk itu memerlukan Software HR seperti Sigma HRIS yang dapat mengelola HR, Lampiran Attachment digital karyawan, Kehadiran, Claim, Payroll dan banyak lagi untuk membantu Human Resources melalui Software Payroll Indonesia.