Pentingnya Support dalam menggunakan Software HRIS - Ada beberapa pertimbangan bagi perusahaan sebelum menggunakan/membeli ataupun memilih Software HRIS mulai dari fitur, harga, pengalaman, hingga support yang diberikan oleh pihak penyedia Software.
Selain fitur yang baik support menjadi salah satu pertimbangan penting dalam proses penggunaan
Software HRIS karena Software HRIS berkaitan dengan hal – hal yang dinamis mulai dari regulasi, fitur hingga pergantian user yang sering terjadi pada suatu perusahaan.
1. Regulation Update
Software HRIS ataupun Software Payroll sangat erat kaitannya dengan regulasi pemerintah yang berhubungan dengan Ketenagakerjaan, PPh 21, BPJS, dan lain – lain. Oleh karena itu baik pengguna ataupun penyedia Software harus aktif dalam melihat update terkait regulasi – regulasi tersebut. Tidak jarang pula regulasi yang diumumkan tidak jauh dari tanggal penerapannya atau mungkin berlaku mundur sehingga kedua belah pihak harus cepat merespon perubahan tersebut.
2. New Feature
Bicara teknologi erat kaitannya dengan perubahan. Oleh karena itu diperlukan update terhadap fitur ataupun teknologi yang digunakan. Dengan kesepakatan yang sudah disepakati sebelumnya antara penyedia dan pengguna Software HRIS maka pihak pengguna akan menerima pembaruan pada sistem yang mereka gunakan. Pembaruan sendiri memiliki berbagai tujuan seperti performa, keamanan, tampilan atau bahkan fitur baru.
3. Pemakaian
Dalam menggunakan Software HRIS ada transaksi yang bersifat rutin dan ada yang bersifat tidak rutin. Untuk transaksi yang bersifat rutin dilakukan disetiap periode penggajian biasanya user sudah mengerti dengan baik cara melakukannya. Namun untuk transaksi yang tidak rutin seringkali user bisa lupa cara untuk melakukannya di sistem. Selain itu dengan dinamika kebijakan perusahaan yang berubah – ubah mungkin user juga perlu bertanya ke tim support tentang bagaimana penerapan kebijakan tersebut pada Sistem HRIS yang digunakan.
Salah satu contoh transaksi yang tidak rutin adalah pada saat proses pembayaran THR. Selain hanya terjadi satu kali dalam satu tahun cara memproses pembayaran THR ditahun berjalan bisa berbeda dengan tahun sebelumnya karena tanggal hari raya yang berubah - ubah pada setiap tahunnya. Misalnya pada tahun sebelumnya THR dibayarkan bersama dengan gaji sedangkan di tahun berjalan THR akan dibayarkan lebih awal dari gajian karena disesuaikan dengan tanggal hari raya. Dengan begitu mungkin beberapa user bingung dan memerlukan petunjuk tentang cara memproses hal tersebut.
Terkadang kebutuhan perusahaan/ requirement perusahaan bisa berubah juga menyesuaikan keadaan bisnis saat itu, dan pengguna bisa meminta layanan support untuk merubah/mengupdate beberapa kondisi di sistem agar dapat menghasilkan perhitungan yang dibutuhkan.
4. Keberlanjutan
Saat membeli Software HRIS perusahaan akan berharap jika software tersebut bisa dipakai pada waktu tertentu sehingga investasi uang yang mereka keluarkan tidak sia – sia. Untuk mencapai hal tersebut tentu Sofware atau Aplikasi HRIS yang digunakan harus mumpuni dan memang sudah terbukti bisa digunakan pada jangka waktu atau kapasitas data tertentu. Dengan bantuan Support dari penyedia Software pihak pengguna dapat berkonsultasi terkait backup data sampai proses housekeeping database jika dirasa sudah diperlukan.
Selain faktor aplikasi, faktor user dan knowledge juga penting dalam menjalankan sebuah sistem dalam. User HRIS dalam satu perusahaan bisa berganti seiring berjalannya waktu, baik itu karena mutasi ataupun karena user sebelumnya mengundurkan diri dari perusahaan tersebut. Untuk hal mutasi biasanya perusahaan tidak terlalu pusing karena proses sharing knowledge bisa dilakukan dengan baik. Lain halnya jika karyawan yang merupakan user sebelumnya mengundurkan diri dan terjadi secara mendadak, tentu hal ini akan menyulitkan jika user tersebut adalah satu – satunya sumber knowledge yang mengerti tentang cara menggunakan Software HRIS tersebut. Pada kasus seperti ini peran tim support dari penyedia Software sangat diperlukan untuk melakukan training kepada user baru yang akan mengoperasikan Software HRIS.
5. Tracking
Pertanyaan yang masuk ke tim Support sangat beragam mulai dari masalah pemakaian hingga hal – hal yang mungkin diluar dari scope layanan. Dengan sistem support yang baik penyedia ataupun pengguna Software dapat menganalisa masalah yang sering masuk untuk dijadikan referensi dalam pengembangan aplikasi atau mungkin bisa menjadi masukan kepada pihak customer terkait dengan kemampuan user, jumlah user atau bahkan kebijakan yang diterapkan oleh perusahaan.
Secara keseluruhan Support yang baik dari penyedia Software HRIS dapat membantu pengguna dalam memahami dan menerapkan sistem dengan lebih baik. Mereka dapat memberikan pelatihan ataupun bimbingan yang diperlukan agar proses transisi menjadi lebih lancar. Selain itu ketika pengguna menghadapi masalah atau kesulitan dalam menggunakan Software HRIS, Support yang baik dan responsif sangat penting untuk membantu user.
Lalu kira-kira apa saja yang dibutuhkan dari sisi Support Sistem agar hubungan dan komunikasi layanan support berlangsung baik antara support dan user? Keterampilan ini dapat bervariasi tergantung pada perusahaan dan posisi yang spesifik, namun berikut adalah beberapa keterampilan yang umumnya diinginkan untuk peran dukungan pengguna:
1. Kemampuan Komunikasi yang Baik: Komunikasi yang efektif sangat penting dalam layanan support pengguna. Biasanya support harus dapat menjelaskan konsep teknis secara jelas dan ringkas kepada pengguna non-teknis. Mendengarkan dengan aktif dan memiliki empati juga penting untuk memahami dan menangani masalah pengguna dengan efektif.
2. Pengetahuan Teknis: Meskipun tidak semua peran dukungan pengguna/support user membutuhkan keterampilan teknis yang tinggi, pemahaman dasar tentang sistem komputer, perangkat lunak, dan teknik pemecahan masalah biasanya diharapkan. Keterampilan dalam sistem operasi, alat produktivitas, penggunaan web, dan aplikasi perangkat lunak umum akan sangat berguna.
3. Kemampuan Memecahkan Masalah: Dukungan pengguna melibatkan identifikasi dan penyelesaian masalah pengguna. Support perlu memiliki kemampuan pemecahan masalah yang kuat untuk mendiagnosis masalah, menganalisis informasi, dan memberikan solusi atau alternatif yang tepat. Kemampuan berpikir logis dan kritis sangat penting.
4. Manajemen Waktu dan Prioritas: Support mungkin saja mengangani beberapa pertanyaan secara bersamaan. Kemampuan untuk mengelola waktu dengan efektif, memprioritaskan tugas, dan bekerja dengan efisien sangat penting untuk memenuhi harapan pengguna dan menyelesaikan masalah dengan tepat waktu.
5. Kolaborasi dan Kerja Tim: Dukungan pengguna sering melibatkan kolaborasi dengan anggota tim lain, seperti pengembang, manajer produk, atau agen dukungan lainnya. Memiliki keterampilan kerja tim dan kolaborasi yang baik memungkinkan komunikasi yang efektif, berbagi pengetahuan, dan kemampuan untuk eskalasi masalah kompleks jika diperlukan.
6. Kemampuan Beradaptasi dan Pembelajaran Berkelanjutan: Teknologi terus berkembang, oleh karena itu menjadi fleksibel dan terbuka untuk mempelajari alat, perangkat lunak, atau proses baru sangat penting dalam dukungan pengguna. Tetap mengikuti tren industri dan tetap terinformasi tentang produk atau fitur baru akan membantu Anda memberikan dukungan yang lebih baik kepada pengguna.
Sigma HRIS adalah software HRIS dan software Payroll Indonesia yang menyediakan produk-produk HR seperti database karyawan, kehadiran, penggajian, perhitungan pajak karyawan, sampai rekrutmen, performance management, dan lainnya. Selain itu Sigma HRIS juga selalu memperhatikan pelayanan support yang optimal bagi user dan pelanggannya, agar user dapat nyaman dan aman dalam menggunakan sistem HRIS dan berguna bagi kelangsungan bisnis penggunanya.