Transformasi Operasional Perusahaan dengan Sigma HRIS- Dalam menjalankan operasional perusahaan, peran manusia sangatlah krusial, mulai dari jajaran eksekutif hingga karyawan. Mengelola kebutuhan sumber daya manusia seperti rekrutmen, penggajian, evaluasi kinerja, dan pelatihan memerlukan perhatian yang serius serta alat bantu yang efektif. Software HRIS (Human Resource Information System) hadir untuk mempermudah proses ini dengan menyediakan solusi terpadu dalam pengelolaan data dan operasional HR.
Tantangan dalam Manajemen SDM
Perusahaan di era modern menghadapi berbagai tantangan dalam mengelola sumber daya manusia. Tantangan-tantangan ini meliputi:
1. Rekrutmen dan Seleksi: Proses mencari dan menyeleksi calon karyawan yang tepat memerlukan waktu dan usaha yang signifikan. Dengan banyaknya pelamar yang masuk, HR harus memastikan bahwa setiap pelamar dievaluasi dengan tepat dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
2. Penggajian: Mengelola penggajian secara manual bisa menjadi tugas yang sangat kompleks dan memakan waktu. Kesalahan dalam penggajian dapat menimbulkan ketidakpuasan karyawan dan berdampak negatif pada motivasi serta produktivitas mereka.
3. Evaluasi Kinerja: Menilai kinerja karyawan secara objektif dan berkesinambungan memerlukan sistem yang terstruktur. Tanpa alat bantu yang tepat, evaluasi kinerja dapat menjadi subyektif dan kurang akurat.
4. Pelatihan dan Pengembangan: Untuk mempertahankan dan meningkatkan keterampilan karyawan, perusahaan perlu menyediakan program pelatihan yang terencana dengan baik. Namun, mengelola program ini secara manual dapat menjadi tantangan tersendiri.
Solusi Terpadu dengan Software Sigma HRIS
Sigma HRIS menawarkan solusi untuk mengatasi tantangan-tantangan di atas dengan fitur-fitur yang terintegrasi dan user-friendly. Mari kita lihat bagaimana HRIS dapat membantu dalam berbagai aspek manajemen SDM.
Manajemen Rekrutmen yang Terintegrasi
Proses rekrutmen adalah langkah awal dalam membangun tim yang solid. Sigma HRIS Recruitment, misalnya, memfasilitasi perusahaan dalam mengelola kebutuhan karyawan dengan lebih efisien. Dengan sistem ini, HR dapat dengan mudah melacak jumlah karyawan per jabatan, divisi, dan lokasi, serta membandingkannya dengan kebutuhan yang telah direncanakan.
Sistem ini juga memungkinkan HR untuk memposting lowongan pekerjaan dan mengelola proses seleksi calon karyawan. Setiap perusahaan mungkin memiliki prosedur rekrutmen yang berbeda-beda, menyesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan pasar kerja. Dengan HRIS, data calon karyawan yang sudah terinput dapat diintegrasikan menjadi data karyawan baru tanpa perlu penginputan ulang, sehingga memudahkan proses transisi dari calon karyawan menjadi karyawan tetap.
Pengelolaan Data Karyawan dan Penggajian yang Efisien
Setelah calon karyawan diterima, perjalanan mereka di perusahaan dimulai dengan pengelolaan data dan dokumen, penempatan kerja, serta pengaturan remunerasi. Sigma HRIS Core Module mengelola semua aspek ini, termasuk penggajian yang mencakup gaji pokok, tunjangan, potongan, dan hak-hak lain seperti cuti dan klaim benefit. Sistem ini memastikan data terenkripsi dan aman, serta mempercepat proses penggajian, mengurangi beban kerja HRD Payroll.
Dengan HRIS, HR dapat dengan mudah mengakses dan mengelola data karyawan, mulai dari data pribadi hingga riwayat pekerjaan. Sistem ini juga memungkinkan HR untuk mengatur jadwal kerja dan shift karyawan, sehingga memastikan operasional perusahaan berjalan dengan lancar.
Evaluasi Kinerja yang Akurat dan Berkelanjutan
Evaluasi kinerja karyawan merupakan langkah penting dalam memastikan bahwa karyawan memenuhi standar kerja perusahaan. Sigma HRIS Performance Management membantu HR dalam merencanakan dan menilai kinerja karyawan berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan. Dengan sistem ini, HR dapat dengan mudah membuat perencanaan poin-poin dan penilaian bobot dari kriteria performa karyawan di jabatan atau organisasi tertentu.
Setelah penilaian dan kriteria masing-masing diset, evaluasi penilaian dapat dilakukan untuk masing-masing karyawan. Jika ditemukan hasil penilaian yang kurang memenuhi standar, HR dapat merencanakan pelatihan karyawan untuk meningkatkan keterampilan dan kemampuan mereka. Sigma HRIS Learning & Development memfasilitasi perencanaan pelatihan, termasuk jadwal dan poin-poin yang menjadi dasar pelatihan, serta evaluasi hasil pelatihan tersebut.
Pelatihan dan Pengembangan Karyawan
Pelatihan dan pengembangan karyawan adalah investasi penting bagi perusahaan untuk meningkatkan keterampilan dan kompetensi karyawan. Sigma HRIS Learning & Development memungkinkan HR untuk merencanakan dan mengelola program pelatihan dengan lebih efektif. Dengan sistem ini, HR dapat merencanakan jadwal pelatihan, menetapkan tujuan pelatihan, dan melacak kemajuan serta hasil dari setiap program pelatihan.
Setelah pelatihan selesai, evaluasi dapat dilakukan untuk mengukur efektivitas pelatihan dan memastikan bahwa karyawan telah mendapatkan keterampilan yang dibutuhkan. Jika diperlukan, HR dapat merencanakan ulang program pelatihan berdasarkan hasil evaluasi tersebut. Dengan demikian, pengembangan karyawan dapat dilakukan secara berkelanjutan dan terarah.
Interaksi dan Self-Service Karyawan
Untuk memudahkan interaksi antara karyawan, atasan, dan para petinggi perusahaan, Sigma HRIS menyediakan fitur Employee Self Service. Fitur ini memungkinkan karyawan untuk mengakses berbagai informasi dan melakukan transaksi secara mandiri, seperti mengajukan cuti, lembur, klaim benefit, dan lain-lain. Sistem ini juga dilengkapi dengan Sigma HRIS Mobile yang tersedia di Android dan iOS, sehingga karyawan dapat mengakses data dan kebutuhan HR mereka dengan cepat dan mudah.
Dengan fitur ini, proses persetujuan transaksi menjadi lebih cepat dan transparan. Karyawan dapat dengan mudah memantau status pengajuan mereka, sementara atasan dapat memberikan persetujuan dengan lebih efisien. Hal ini tidak hanya meningkatkan produktivitas tetapi juga kepuasan karyawan terhadap sistem HR perusahaan.
Keunggulan Menggunakan HRIS
Menggunakan HRIS membawa banyak keuntungan bagi perusahaan, antara lain:
1. Efisiensi Operasional: HRIS membantu mengotomatiskan berbagai proses HR, sehingga mengurangi beban kerja manual dan memungkinkan HR untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis.
2. Akurasi Data: Dengan sistem yang terintegrasi, data karyawan dapat dikelola dengan lebih akurat dan real-time. Hal ini mengurangi risiko kesalahan dalam pengelolaan data dan memastikan informasi yang digunakan selalu up-to-date.
3. Keamanan Data: HRIS memastikan bahwa data karyawan terenkripsi dan aman, sehingga melindungi informasi sensitif dari akses yang tidak sah.
4. Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik: Dengan data yang terorganisir dan mudah diakses, manajemen dapat membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan informasi yang akurat dan lengkap.
5. Kepuasan Karyawan: Dengan fitur self-service, karyawan memiliki kontrol lebih besar atas informasi dan transaksi mereka, sehingga meningkatkan kepuasan dan keterlibatan karyawan.
Dalam era digital ini, penggunaan HRIS menjadi semakin penting untuk mendukung operasional perusahaan yang efisien dan efektif. Dengan HRIS, perusahaan dapat mengelola berbagai aspek sumber daya manusia dengan lebih baik, mulai dari rekrutmen, penggajian, evaluasi kinerja, hingga pelatihan dan pengembangan karyawan. Fitur-fitur yang terintegrasi dan user-friendly memastikan bahwa semua proses HR dapat berjalan lancar dan transparan, mendukung pertumbuhan dan kesuksesan perusahaan secara keseluruhan.
Sigma HRIS, dengan berbagai modul dan fitur canggihnya, adalah salah satu solusi HRIS yang dapat diandalkan oleh perusahaan untuk mengoptimalkan manajemen sumber daya manusia. Dengan HRIS, perusahaan dapat mengatasi berbagai tantangan dalam pengelolaan SDM dan menciptakan lingkungan kerja yang produktif dan harmonis. Kan’z Informatics sebagai penyedia Software Payroll Indonesia memiliki produk baik On-Premise maupun Cloud HRIS, yakni Sigma HRIS dan Forte HRIS untuk menjawab berbagai kebutuhan dari perusahaan.