Mengapa Perusahaan Perlu Menerapkan Sistem Paperless? - Human Resources Department merupakan bagian yang cukup krusial pada setiap perusahaan. Dimana biasanya mereka harus mengerjakan tugas yang cukup banyak, dari mulai merekrut karyawan baru, memberikan pelatihan, menghitung payroll, melakukan penilian kinerja, memikirkan kebahagiaan karyawan dan lain – lain. Dengan kewajiban untuk mengerjakan tugas – tigas tersebut maka jika dikelola dengan cara manual akan sangat banyak kertas yang digunakan oleh HRD. Dengan kemajuan teknologi yang ada saat ini sebenarnya sudah saatnya HRD mengurangi cara manual tersebut agar penggunaan kertas pada perusahaan dapat ditekan seminim mungkin.
Tidak hanya terkait dengan biaya, ternyata sangat banyak hal positif yang didapat jika sistem paperless berjalan dengan baik.
Hemat Biaya
Dengan terlalu banyak menggunakan kertas biaya yang harus dikeluarkan perusahaan bukan hanya untuk membeli kertas saja, tetapi juga hal – hal atau perangkat – perangkat pendukung lainnya. Surat resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan biasanya memiliki kop surat, kemudian kertas tersebut harus dibungkus dengan amplop yang kemudian dietmpelkan label dibagian depannya. Selain itu untuk mencetak sebuah dokumen dengan printer tentu membutuhkan tinta dan listrik yang semuanya tidak gratis dan dengan terlalu sering digunakan maka usia printer biasanya semakin pendek dan harus diperbaiki atau bahkan diganti dengan yang baru.
Meningkatkan Efisiensi
Terlalu bergantung dengan sistem kertas sebenarnya sudah kurang efisien mengingat teknologi yang sudah semakin maju seperti saat ini. Terlepas dari sisi biaya, jika dilihat dari sisi waktu penerapan teknologi berbasis paperless dapat memangkas waktu suatu pekerjaan. Contoh sederhana, untuk mencari sebuah dokumen hard copy HRD membutuhkan waktu yang tidak sedikit, apalagi jika dokumen – dokumen tersebut tidak disimpan dengan rapih. Namun dengan disimpan secara digital dan terstruktur dokumen – dokumen tersebut lebih mudah untuk dicari.
Memudahkan analisa dan kalkulasi data
Salah satu fungsi HRD yang menggunakan kertas cukup banyak adalah perhitungan gaji (payroll). Terutama terkait dengan data kehadiran yang terdri dari form cuti, izin, surat perintah lembur, dan dokumen – dokumen pendukung perhitungan lainnya. Dokumen – dokumen tersebut harus dicetak karena pengajuan tersebut biasanya harus dilengkapi dengan tanda tangan atasan sebagai bentuk persetujuan atas permohonan yang diajukan. Namun dengan penerapan Software HR seperti Sigma HRIS Employee Self Service perusahaan tidak perlu pusing dengan hal ini, karena flow approval bisa diakomodir secara otomatis dengan aplikasi. Sehingga untuk persetujuan bisa dilakukan oleh karyawan sesuai otorisasinya masing – masing.
Mengurangi resiko kehilangan data
Dokumen penting yang dicetak harus disimpan dengan rapih dan mudah di akses. Namun semakin banyak dokumen yang disimpan maka semakin banyak pula space yang digunakan untuk menyimpan dokumen tersebut. Dan karena sudah terlalu banyak mungkin dokumen – dokumen tersebut akan disortir kembali dan beberapa akan dimusnahkan.
Bukan berarti dokumen tidak bisa hilang jika disimpan secara soft copy, karena tetap ada potensi kerusakan pada perangkat penyimpanan data. Namun dengan sistem backup yang baik resiko untuk kehilangan data dapat ditekan seminim mungkin.
Mendukung program Go Green
Penggunaan terlalu banyak kertas memang menjadi salah satu isu penting bagi para pemerhati lingkungan. Semakin banyak kertas yang digunakan maka semakin banyak pula pohon yang ditebang untuk produksi kertas tersebut yang mana hal ini berdampak tidak baik untuk lingkungan. Sehingga dengan mengurangi penggunaan kertas maka perusahaan turut berperan dalam program untuk menjaga kelestarian lingkungan.