Beralihlah ke Employee Self Service dan Tinggalkan Manual

Beralihlah ke Employee Self Service dan Tinggalkan Manual - Di era industry 4.0 saat ini, teknologi bukanlah hal asing dan hampir semua lini kehidupan menggunakan teknologi. Tidak terkecuali kegiatan dalam perusahaan apalagi yang berkaitan dengan karyawan .

Saat ini kita akan membahas mengenai formulir lembur atau biasa disebut dengan Surat Perintah Lembur (SPL).

Peraturan Perhitungan Lembur

Perhitungan lembur karyawan telah ditetapkan di UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan Pasal 78 Ayat 1. Sedangkan untuk ketentuan perintah lembur dituangkan di Kepmen No Kep.102-MEN-VI-2004 Pasal 6 yaitu :

  1. Untuk melakukan kerja lembur harus ada perintah tertulis dari pengusaha dan persetujuan tertulis dari pekerja/buruh yang bersangkutan.
  2. Perintah tertulis dan persetujuan tertulis sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dapat dibuat dalam bentuk daftar pekerja/buruh yang bersedia bekerja lembur yang ditandatangani oleh pekerja/buruh yang bersangkutan dan pengusaha.
  3. Pengusaha sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) harus membuat daftar pelaksanaan kerja lembur yang memuat nama pekerja/buruh yang bekerja lembur dan lamanya waktu kerja lembur.


Berdasarkan ayat-ayat diatas maka dapat disimpulkan bahwa untuk lembur membutuhkan perintah dan persetujuan tertulis dari karyawan dan atasan serta daftar lembur beserta durasinya. Untuk mengakomodir kebutuhan diatas awalnya perusahaan/pabrik menggunakan kertas sebagai media tertulis untuk perintah/persetujuan dan list daftar durasi lembur karyawan.

Belakangan ini banyak yang sudah beralih ke formulir lembur karyawan online dan memiliki beberapa manfaat yaitu :

  1. Menghindari media kertas (go paperless)
    Penggunaan kertas sebagai surat perintah lembur (SPL) memiliki tantangan tersendiri. Surat perintah lembur perlu diteruskan dari satu admin HR ke atasan berikutnya dan sebagainya. Dalam perjalanan kertas itu ada resiko rusak/hilang, butuh approval dari satu karyawan ke karyawan lainnya. Data duplikat, perlu ditulis beberapa kali melelahkan usernya. Integrasi data pun perlu diperiksa kembali apakah ada kesalahan input/menulis data dan pengecekkan approval dan sebagainya.
  2. Durasi penyelesaian formulir lembur
    Jika masih menggunakan kertas maka dibutuhkan waktu untuk menginput/menulis. Kemudian dicetak dan diserahkan untuk persetujuan selanjutnya dan diinfokan ke karyawan kembali. Proses kerja tersebut membutuhkan waktu dan energi yang cukup besar. Belum lagi si penyetuju approval perlu memeriksa kembali siapa dan durasi pekerjaan apa yang membutuhkan lembur.
  3. Integrasi terhadap perhitungan lembur
    Jika data form lembur tidak terintegrasi dengan software payroll untuk menghitung data gaji karyawan maka ada resiko perhitungan lembur tidak tepat. Mungkin dikarenakan kesalahan perhitungan, kesalahan input ataupun kesulitan dalam hal pengecekkan data.
  4. Karena permasalahan tersebut, hadirlah kebutuhan formulir lembur karyawan online.

    Berikut keunggulan menggunakan formulir lembur karyawan online :

    1. Tanpa Kertas dan Aman (Paperless and Secure)
      Dengan menggunakan formulir lembur karyawan online maka tidak dibutuhkan kertas. Data-data kehadiran, lembur dan cuti tersimpan secara digital di database.
    2. Kemudahan Penginputan Permintaan (Request) dan Persetujuan (Approval)
      Proses permintaan dan persetujuan lembur sudah dalam bentuk online. Penginputan form terstruktur, permintaan dan persetujuan diatur sesuai setting sistem yang disesuaikan dengan peraturan perusahaan. Otomatisasi Permintaan (Request) dan Persetujuan (Approval) menjadi daya tarik Sigma HRIS Employee Self Service.
    3. Permintaan (Request) dan Persetujuan (Approval) dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja.
      Dengan formulir lembur online, karyawan dan atasan dapat melakukan permintaan (Request) dan persetujuan (approval) kapan saja dan dimana saja. Dengan media website ataupun mobile smartphone
    4. Integrasi dengan perhitungan lembur (Payroll)
      Dengan menggunakan form lembur online bertipe employee self service maka form lembur yang sudah disetujui akan masuk ke sistem. Selain itu, perhitungan lembur tersebut sudah terintegrasi dengan perhitungan gaji dan pajak karyawan. Sigma HRIS merupakan salah satu Software HRIS terlengkap untuk mengelola penggajian, lembur, pajak PPH21, BPJS Ketenagakerjaan & BPJS Kesehatan serta employee self service.

    Sumber:

    UU No. 13 Tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan



    Sigma HRIS

    All-In-One HRIS Solution

    Follow Us

    Semua berita terbaru akan kami update pada halaman Facebook & LinkedIn.

     

    Recent Post

    Popular Post

    Categories