Manajemen Data dan Analisis bagi Perusahaan - Teknologi terus berkembang, dalam segala bidang, termasuk ke pengelolaan Human Resources di perusahaan. Kebutuhan akan data dan informasi untuk pengambilan keputusan seperti menambah organisasi ataupun jabatan baru, karyawan baru, atau sampai perlu pengurangan karyawan ataupun mutase karena suatu hal dan kebutuhan. Semuanya membutuhkan data yang diolah jadi pedoman para manajemen untuk menyimpulkan dan membuat suatu keputusan yang berarti.
Manajemen data adalah proses pengumpulan, penyimpanan, mengatur organisasi /struktur , dan pemeliharaan data yang dibuat dan dikumpulkan oleh sebuah perusahaan. Manajemen data yang efektif merupakan bagian penting dalam mengimplementasikan sistem IT yang menjalankan aplikasi bisnis dan memberikan informasi analitis untuk membantu pengambilan keputusan operasional dan perencanaan strategis oleh eksekutif perusahaan, manajer bisnis, dan pengguna akhir lainnya.
Proses manajemen data melibatkan kombinasi berbagai fungsi yang secara Bersama sama bertujuan untuk memastikan data dalam sistem perusahaan akurat, tersedia, dan dapat diakses. Sebagian besar pekerjaan yang diperlukan dilakukan oleh tim IT dan manajemen data, tetapi pengguna bisnis / user atau HRD dalam hal ini biasanya juga ikut serta dalam beberapa bagian proses tersebut untuk memastikan bahwa data memenuhi kebutuhan mereka dan untuk melibatkan mereka dalam kebijakan yang mengatur penggunaan data.
Pentingnya manajemen data
Kebutuhan manajemen Data secara semakin meningkat dilihat sebagai aset perusahaan yang dapat digunakan untuk membuat keputusan bisnis yang lebih terinformasi, meningkatkan kampanye pemasaran, mengoptimalkan operasi bisnis, dan mengurangi biaya, semua dengan tujuan meningkatkan pendapatan dan keuntungan. Namun, kurangnya manajemen data yang tepat dapat menyebabkan organisasi terjebak dalam data yang tidak cocok, kumpulan data yang tidak konsisten, dan masalah kualitas data atau yang lebih buruk, menghasilkan temuan yang salah.
Basis data adalah platform yang paling umum digunakan untuk menyimpan data perusahaan. Mereka berisi kumpulan data yang diorganisir sehingga dapat diakses, diperbarui, dan dikelola. Mereka digunakan baik dalam sistem pemrosesan transaksi yang menciptakan data operasional, seperti catatan pelanggan dan pesanan penjualan, maupun sistem Human Resources/ Software Payroll dalam perusahaan.
Model Data
Dari data-data yang didapat dan dikumpulkan, dapat diolah jadi informasi. Dalam hal ini infomasi dapat berupa Report/laporan ataupun bentuk grafik data / Dashboard. Model data yang sesuai dengan kebutuhan akan mempermudah para pengumpul data / pengguna(user) ataupun sang pengambil keputusan( manajerial misalnya).
Misalkan dalam data HR perusahaan, manajemen perlu perbandingan data Lembur dalam periode tertentu untuk divisi tertentu, agar dapat memperhitungkan biaya tertentu yang diminta pemilik perusahaan. Ataupun contoh lainya seperti berapa banyak anggota karyawan yang dibutuhkan di cabang tertentu, ataupun jabatan tertentu . Tentu hal ini akan sangat penting bagi perusahaan yang memiliki banyak cabang/ lokasi berbeda.
Sigma HRIS menyediakan solusi data dan aplikasi yang terintegrasi dalam satu database bagi Perusahaan, baik dari Rekrutmen karyawan, struktur organisasi, kehadiran karyawan, penggajian, Employee Self Service , aplikasi mobile , Performance Management, Learning and Development , Business Travel dan Lainnya.
Dalam hal ini, dengan terintegrasinya data, tentu pengguna dapat dengan mudah mengumpulkan data dan mengolahnya menjadi informasi yang dibutuhkan. Pengecekkan pun dapat dilakukan melalui detail masing-masing setiap modul yang dibutuhkan. Sebagai contoh , dengan Sigma HRIS Employee Self Service dan Mobile Sigma HRIS menggunakan approval/ persetujuan dalam alur transaksinya. Sehingga para karyawan terhubung dengan atasannya atau admin HRD dalam mengerjakan transaksi-transaksi perusahaan tertentu.
Selain itu data-data tersebut di dalam Sigma HRIS dapat dijadikan sebagai pengingat transaksi seperti habis kontrak karyawan, habis masa berlaku dokumen tertentu dan banyak lainnya. Yang kadang terlupakan ketika masih menggunakan manual sistem ataupun sistem yang tidak terintegrasi.
Berikut ini adalah beberapa saran dalam mengelola tools ataupun software yang digunakan untuk manajemen data
- Jadikan pengumpulan data dan analisis informasi menjadi aspek penting dalam pengambilan keputusan perusahaan.
- Pastikan manajemen data ataupun software HR/ software payroll yang digunakan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan permasalahan yang dihadapi ataupun sebagai dasar perusahaan untuk berkembang ke tahap selanjutnya.
- Pengoperasian yang mudah bagi pengguna, dan tingkat respon kecepatan baik data ataupun transaksi yang memuaskan agar relevan dengan waktu yang dibutuhkan
- Hasil laporan/ouput yang sesuai angka perhitungan dan tentunya sesuai regulasi pemerintah /aturan yang berlaku
Secara pengoperasian dan penyimpanan data untuk perusahaan , saat ini ada 2 macam, yakni On Premise dan Cloud. On Premise adalah metode sistem yang database dan aplikasi nya dipasang di perusahaan masing-masing. Pengaturan jaringan dan keamanan dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan aturan dari perusahaan tersebut. Begitu juga dengan pengguna siapa saja yang dapat mengakses data dan aplikasi tersebut. Sedangkan tipe cloud, biasanya kearah penyimpanan data dan instalasi lainnya yang dilakukan di server terpisah, sehingga pengguna/perusahaan hanya butuh mengakses data dan laporan tanpa memusingkan bagaimana perawatan dan pemasangan software-software yang dibutuhkan.
Semuanya Kembali lagi ke kebutuhan dan keinginan perusahaan masing- msaing. Dalam Hal ini Kanz Informatics menyediakan berbagai layanan baik on Premise seperti Software Payroll Sigma HRIS ataupun Software Payroll Cloud seperti Forte HRIS.