Manfaat Menggunakan Sistem Payroll untuk Menghitung Gaji

Manfaat Menggunakan Sistem Payroll untuk Menghitung Gaji – Setiap perusahaan pasti mempunyai karyawan yang akan dibayar gajinya baik itu setiap bulan, mingguan atau bulanan. Untuk menunjang fungsi ini, maka perusahaan tentunya mempunyai suatu departemen/divisi yang mempunyai tugas untuk menyusun sistem gaji internal perusahaan yang berguna dalam melakukan perhitungan gaji seperti kebijakan, formula perhitungan, maupun peraturan perusahaan.

Proses perhitungan gaji secara umum bisa kita bagi menjadi:

1. Persiapan data (Input Phase)
   Berikut beberapa data utama yang diperlukan dalam perhitungan gaji: data HR Karyawan, data BPJS, data kehadiran, data komponen gaji.
   Dalam fase Persiapan data, biasa yang menjadi kendala adalah:
   
   • Telatnya surat perintah lembur diberikan ke HR.
     Hal ini dapat disolusikan dengan menggunakan sistem penggajian yang sudah dilengkapi dengan Employee Self Service. Di mana setiap karyawan dapat melakukan input data secara mandiri langsung dalam sistem baik itu dengan menggunakan aplikasi gaji mobile ataupun aplikasi web based yang disediakan.
     Hal lain yang perlu diperhatikan adalah sistem HR yang anda gunakan harus menjadi satu kesatuan dengan sistem kehadiran sehingga data bisa ditarik langsung sewaktu fase pengolahan data tanpa perlu adanya jembatan ataupun export import data.
     
     
   • HR perlu melakukan komparasi antara jam kehadiran/pulang dengan total pada surat perintah lembur.
     Solusi atas kendala ini adalah menggunakan sistem perhitungan gaji yang bisa menarik data absensi dari mesin absen secara otomatis. Kebutuhan menarik data secara otomatis adalah agar data yang ditarik dapat secara realtime di lihat dan dikelola oleh karyawan dan tidak bergantung pada HR untuk melakukan pekerjaan penarikan data ini. Dengan berkurangnya pekerjaan HR ini, tentunya team HR bisa lebih memfokuskan diri kearah pengembangan karyawan dan perusahaan.
     
     
   • Kurang efektifnya cara untuk mengelola data HR, BPJS dan komponen gaji dengan tracking history data berdasarkan tanggal perubahaan.
     Dengan menggunakan Aplikasi HR tentunya tracking bisa dapat di simpan secara otomatis. Hal yang perlu diperhatikan adalah Aplikasi HR harus dapat menyimpan history berdasarkan tanggal tertentu dimana data tersebut dikunci setelah dilakukan proses data untuk menghindari perubahan data setelah di proses. Hal ini tentunya harus menjadi syarat dasar dalam memilih Aplikasi HR.
     
     
2. Proses Perhitungan (Process Phase)
   Proses perhitungan terdiri dari memasukan data hasil olahan pada fase persiapan data ke suatu excel untuk dapat dihitung, termasuk perhitungan pajak
   Dalam fase Process Phase, biasa yang menjadi kendala adalah:
   • Kompleksnya rumus perhitungan gaji pada policy perusahaan anda
     Solusi atas kendala ini sebenarnya bisa dibereskan dari internal perusahaan anda sendiri. Tetapi tentunya HR sebagai support function suatu perusahaan, harus dapat mengikuti policy perusahaan dinamis yang di drive dari kebutuhan operasional.
     Oleh karena itu, dengan menggunakan sistem payroll untuk menghitung gaji, perhitungan rumus dapat dilakukan secara otomatis dari sistem. Hal yang perlu diperhatikan adalah sistem anda harus mendukung formula baik yang simple maupun yang kompleks tanpa membutuhkan biaya tambahan ataupun pembatasan jumlah komponen yang dapat di setup, karena sesuai penjelasan diawal, policy HR biasanya di drive oleh policy perusahaan yang tentunya harus dapat diikuti oleh sistem HR.
     
     
   • Kesulitan dalam perhitungan & output ESPT pajak
     Banyak sekali HR yang mungkin masih belum mendalami perhitungan pajak, karena memang perhitungan pajak ini biasanya didalami oleh bagian finance. Tetapi karena perhitungan pajak PPh 21 terdapat komponen gaji yang merupakan data rahasia, bagian HR dituntut untuk dapat mengerti perhitungan pajak.
     Solusi lain untuk perhitungan pajak adalah menggunakan Sistem perhitungan gaji di mana sistem tersebut wajib untuk dapat menghitung dan mengeluarkan output ESPT pajak. Untuk mengetahui apakah perhitungan dalam sistem benar atau tidak, sekarang ini menjadi mandatory untuk sistem dapat mengeluarkan detail perhitungan pajak berserta rumusnya per bulan selama satu tahun di mana dapat di cross check langsung oleh team HR dan melalui sistem ESPT untuk melihat apakah perhitungan sistem sudah benar atau belum.
     
     
   • Tingginya tingkat kesalahan
     HR sebagai manusia tentunya tidak terlepas dari kesalahan dalam melakukan perhitungan gaji. Tetapi ada baiknya HR dapat menekan tingkat kesalahan untuk meningkatkan tingkat kepercayaan dan kepuasan karyawan terhadap perusahaan.
     Oleh karena itu, perhitungan gaji dapat menggunakan sistem perhitungan gaji. Pemilihan sistem perhitungan gaji ini tentunya harus berhati-hati, jangan sampai tingkat kesalahan malah menjadi bertambah setelah menggunakan sistem. Selain itu hal lain yang perlu diperhatikan adalah waktu proses gaji dan enkripsi data pada sistem tersebut agar jangan sampai proses gaji menjadi lebih lama dibandingkan perhitungan gaji secara manual.
     
     
3. Penyajian Laporan (Output Phase)
   Penyajian laporan ini merupakan tahap terakhir dalam perhitungan gaji yang biasanya terdiri dari pengeluaran file e-banking, file E-SPT, file BPJS SIPP, laporan rekap gaji, laporan slip gaji, dan laporan rekap gaji ke finance (baik itu per departemen/per cost center yang biasa di sesuaikan dengan kebutuhan finance).
   Dalam fase Penyajian Laporan, yang biasa menjadi kendala adalah:
   • Sulitnya membuat slip gaji, rekap gaji maupun rekap ke finance
     Dengan menggunakan sistem penggajian untuk menghitung gaji, format laporan dapat dikeluarkan dengan beberapa klik saja. Sesuai penjelasan sebelumnya, karena kebutuhan format laporan setiap perusahaan berbeda, aplikasi yang anda gunakan harus dapat menyesuaikan format yang dikeluarkan dari aplikasi dengan format yang ada di perusahaan anda.
     
     
   • Menyiapkan Laporan Pajak Bulanan maupun Tahunan
     Dalam menyiapkan pelaporan pajak HR harus mempersiapkan berdasarkan format yang sama dengan file ESPT. Ada beberapa excel gratis yang dapat diunduh untuk mengeluarkan format ini. Tetapi yang menjadi masalah adalah sewaktu menyiapkan laporan tahunan di mana laporan tahunan pajak ini terdiri dari akumulasi pajak 1 tahun. Jika melakukan akumulasi secara manual, akan cukup menyita waktu dan tidak efektif.
     Solusi untuk kendala ini bisa menggunakan aplikasi gaji untuk menghitung gaji. Di mana sistem anda harus dapat menyimpan history data gaji. Salah satu yang perlu diperhatikan adalah data pajak bulanan yang di simpan dalam sistem tersebut tidak bergerak/berubah, karena jikalau terjadi perubahan akan mengakibatkan kesalahan laporan pajak.
     
     

Demikian beberapa proses dan solusi yang dapat diselesaikan dengan sistem payroll untuk menghitung gaji. Selain kendala-kendala di atas, banyak sekali kendala-kendala lain yang mungkin dialami HR atau management dalam menyelesaikan kendala perhitungan gaji, oleh karena itu sebagai bahan sharing ataupun diskusi kendala anda untuk diselesaikan dengan Sistem penggajian, anda bisa berinteraksi dengan kami melalui email: Marketing@sigmahris.com.