Formulir Lembur Karyawan dengan Employee Self Service

Formulir Lembur Karyawan dengan Employee Self Service - Perhitungan lembur karyawan telah ditetapkan di UU No. 13 Tahun 2003 tentang ketenagakerjaan Pasal 78 Ayat 1. Sedangkan untuk ketentuan perintah lembur dituangkan di Kepmen No Kep.102-MEN-VI-2004 Pasal 6 yaitu;

1. untuk melakukan kerja lembur harus ada perintah tertulis dari pengusaha dan persetujuan tertulis dari pekerja/buruh yang bersangkutan.
2. Perintah tertulis dan persetujuan tertulis sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dapat dibuat dalam bentuk daftar pekerja/buruh yang bersedia bekerja lembur yang ditandatangani oleh pekerja/buruh yang bersangkutan dan pengusaha.
3. Pengusaha sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) harus membuat daftar pelaksanaan kerja lembur yang memuat nama pekerja/buruh yang bekerja lembur dan lamanya waktu kerja lembur.

Berdasarkan ayat-ayat diatas maka dapat disimpulkan bahwa untuk lembur membutuhkan perintah dan persetujuan tertulis dari karyawan dan atasan  serta daftar lembur juga durasinya. Untuk mengakomodir kebutuhan diatas awalnya perusahaan/pabrik menggunakan kertas sebagai media tertulis untuk perintah/persetujuan dan list daftar durasi lembur karyawan.

Belakangan ini banyak yang sudah beralih ke formulir lembur karyawan online yang bermanfaat untuk:

1. Menghindari media kertas (go paperless)
   Penggunaan kertas sebagai surat perintah lembur (SPL) memiliki tantangan tersendiri. Surat perintah lembur perlu diteruskan dari satu admin HR ke atasan berikutnya dan sebagainya.  Dalam perjalanan kertas itu ada resiko rusak/hilang, butuh approval dari satu karyawan ke karyawan lainnya. Data duplikat, perlu ditulis beberapa kali melelahkan usernya. Integrasi data pun perlu diperiksa kembali apakah ada kesalahan input/menulis data dan pengecekkan approval dan sebagainya.
2. Durasi penyelesaian form lembur.
   Jika masih menggunakan kertas maka dibutuhkan waktu untuk menginput/menulis. Kemudian print-out dan menyerahkan untuk persetujuan selanjutnya dan diinfokan ke karyawan kembali. Proses kerja tersebut membutuhkan waktu dan energi yang cukup besar. Belum lagi si penyetuju approval perlu memeriksa kembali siapa dan durasi pekerjaan apa yang butuh lembur.
3. Integrasi terhadap perhitungan lembur
   Jika data form lembur tidak terintegrasi dengan software payroll untuk menghitung data gaji karyawan maka ada resiko perhitungan lembur tidak tepat. Mungkin dikarenakan kesalahan perhitungan, kesalahan input ataupun pengecekkan data sulit sehingga tidak mengecek kembali dengan akurat.

Karena permasalahan tersebut, hadirlah kebutuhan formulir lembur karyawan online.

Berikut keunggulan menggunakan formulir lembur karyawan online:

1. Tanpa Kertas dan Aman (Paperless and Secure)
   Dengan menggunakan formulir lembur karyawan online maka tidak dibutuhkan kertas. Data-data kehadiran, lembur dan cuti tersimpan secara digital di database.
2. Kemudahan Penginputan Permintaan (Request) dan Persetujuan (Approval)
   Proses permintaan dan persetujuan lembur sudah dalam bentuk online. Penginputan form terstruktur, permintaan dan persetujuan diatur sesuai setting sistem yang disesuaikan dengan peraturan perusahaan. Otomatisasi Permintaan (Request) dan Persetujuan (Approval) menjadi daya tarik Sigma HRIS Employee Self Service.
3. Permintaan (Request) dan Persetujuan (Approval) dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja.
   Dengan formulir lembur online, karyawan dan atasan dapat melakukan permintaan (Request) dan persetujuan (approval) kapan saja dan dimana saja. Dengan media website ataupun mobile smartphone
4. Integrasi dengan perhitungan lembur (Payroll)
   Dengan menggunakan form lembur online bertipe employee self service maka form lembur yang sudah disetujui akan masuk ke sistem. Selain itu, perhitungan lembur tersebut sudah terintegrasi dengan perhitungan gaji dan pajak karyawan. Sigma HRIS adalah Software HRIS Indonesia lengkap untuk mengelola penggajian, lembur, pajak PPH21, BPJS Ketenagakerjaan & BPJS Kesehatan serta employee self service.