Formulir Lembur Karyawan dengan Employee Self Service - Perhitungan lembur karyawan telah
ditetapkan di UU No. 13 Tahun 2003 tentang ketenagakerjaan Pasal 78 Ayat 1. Sedangkan
untuk ketentuan perintah lembur dituangkan di Kepmen No Kep.102-MEN-VI-2004
Pasal 6 yaitu;
- untuk melakukan kerja lembur harus ada perintah
tertulis dari pengusaha dan persetujuan tertulis dari pekerja/buruh yang
bersangkutan.
- Perintah tertulis dan persetujuan tertulis
sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dapat dibuat dalam bentuk daftar pekerja/buruh
yang bersedia bekerja lembur yang ditandatangani oleh pekerja/buruh yang
bersangkutan dan pengusaha.
- Pengusaha sebagaimana dimaksud dalam ayat (2)
harus membuat daftar pelaksanaan kerja lembur yang memuat nama pekerja/buruh
yang bekerja lembur dan lamanya waktu kerja lembur.
Berdasarkan ayat-ayat diatas maka
dapat disimpulkan bahwa untuk lembur membutuhkan perintah dan persetujuan
tertulis dari karyawan dan atasan serta
daftar lembur juga durasinya. Untuk mengakomodir kebutuhan
diatas awalnya perusahaan/pabrik menggunakan kertas sebagai media tertulis
untuk perintah/persetujuan dan list daftar durasi lembur karyawan.
Belakangan
ini banyak yang sudah beralih ke formulir lembur karyawan online yang
bermanfaat untuk:
- Menghindari
media kertas (go paperless)
Penggunaan
kertas sebagai surat perintah lembur (SPL) memiliki tantangan tersendiri. Surat
perintah lembur perlu diteruskan dari satu admin HR ke atasan berikutnya dan
sebagainya. Dalam perjalanan kertas itu
ada resiko rusak/hilang, butuh approval dari satu karyawan ke karyawan lainnya.
Data duplikat, perlu ditulis beberapa kali melelahkan usernya. Integrasi data
pun perlu diperiksa kembali apakah ada kesalahan input/menulis data dan
pengecekkan approval dan sebagainya. - Durasi
penyelesaian form lembur.
Jika masih
menggunakan kertas maka dibutuhkan waktu untuk menginput/menulis. Kemudian
print-out dan menyerahkan untuk persetujuan selanjutnya dan diinfokan ke
karyawan kembali. Proses kerja tersebut membutuhkan waktu dan energi yang cukup
besar. Belum lagi si penyetuju approval perlu memeriksa kembali siapa dan
durasi pekerjaan apa yang butuh lembur. - Integrasi
terhadap perhitungan lembur
Jika data form
lembur tidak terintegrasi dengan software payroll untuk menghitung data gaji
karyawan maka ada resiko perhitungan lembur tidak tepat. Mungkin dikarenakan
kesalahan perhitungan, kesalahan input ataupun pengecekkan data sulit sehingga
tidak mengecek kembali dengan akurat.
Karena permasalahan tersebut,
hadirlah kebutuhan formulir lembur karyawan online.
Berikut keunggulan
menggunakan formulir lembur karyawan online:
- Tanpa
Kertas dan Aman (Paperless and Secure)
Dengan
menggunakan formulir lembur karyawan online maka tidak dibutuhkan kertas.
Data-data kehadiran, lembur dan cuti tersimpan secara digital di database. - Kemudahan
Penginputan Permintaan (Request) dan Persetujuan (Approval)
Proses
permintaan dan persetujuan lembur sudah dalam bentuk online. Penginputan form
terstruktur, permintaan dan persetujuan diatur sesuai setting sistem yang
disesuaikan dengan peraturan perusahaan. Otomatisasi Permintaan (Request)
dan Persetujuan (Approval) menjadi daya tarik Sigma HRIS Employee
Self Service. - Permintaan
(Request) dan Persetujuan (Approval) dapat dilakukan dimana saja
dan kapan saja.
Dengan formulir
lembur online, karyawan dan atasan dapat melakukan permintaan (Request)
dan persetujuan (approval) kapan saja dan dimana saja. Dengan media website
ataupun mobile smartphone - Integrasi
dengan perhitungan lembur (Payroll)
Dengan menggunakan
form lembur online bertipe employee self service maka form lembur yang
sudah disetujui akan masuk ke sistem. Selain itu, perhitungan lembur tersebut
sudah terintegrasi dengan perhitungan gaji dan pajak karyawan. Sigma HRIS adalah Software HRIS Indonesia lengkap untuk
mengelola penggajian, lembur, pajak PPH21, BPJS Ketenagakerjaan & BPJS
Kesehatan serta employee self service.
Sumber:
UU No. 13 Tahun 2003 tentang ketenagakerjaan Pasal 78 Ayat 1