Aplikasi untuk WFH

Penerapan WFH atau Work From Home di Indonesia membutuhkan dukungan aplikasi yang tepat agar pekerjaan tetap berjalan produktif, terukur, dan mudah dikontrol. Saat karyawan bekerja dari rumah, perusahaan tidak dapat melakukan pengawasan secara langsung seperti ketika seluruh tim bekerja di kantor. Karena itu, penggunaan aplikasi pendukung WFH menjadi sangat penting.

Aplikasi untuk WFH tidak hanya membantu komunikasi, tetapi juga membantu perusahaan menjaga produktivitas, memastikan pekerjaan tetap berjalan, mempermudah koordinasi, serta menjaga data dan dokumen tetap bisa diakses dengan aman. Tanpa dukungan aplikasi yang tepat, sistem kerja WFH sering kali menjadi kurang efektif karena minim kontrol, kurang transparan, dan rawan terjadinya miskomunikasi.

Karena itu, perusahaan yang menerapkan WFH biasanya membutuhkan beberapa jenis aplikasi yang saling melengkapi.

Kenapa WFH Perlu Didukung Aplikasi

Dalam sistem kerja kantor biasa, banyak hal bisa dipantau secara langsung. Atasan dapat melihat kehadiran karyawan, berdiskusi langsung, mengontrol progres pekerjaan, hingga meminta bantuan tim lain secara cepat. Saat bekerja dari rumah, situasi ini berubah. Interaksi fisik menjadi terbatas dan semua proses sangat bergantung pada sistem digital.

Itulah sebabnya aplikasi untuk WFH menjadi sangat penting. Perusahaan membutuhkan alat bantu yang dapat menggantikan sebagian fungsi kontrol dan koordinasi yang biasanya terjadi secara langsung di kantor. Dengan dukungan aplikasi yang tepat, perusahaan tetap bisa menjaga ritme kerja, sementara karyawan juga memiliki sarana yang jelas untuk melaporkan aktivitas, berkomunikasi, dan menyelesaikan pekerjaan.

1. Aplikasi Employee Activity

Salah satu aplikasi yang sangat penting untuk WFH adalah aplikasi employee activity. Fungsi utama aplikasi ini adalah membantu perusahaan memantau aktivitas kerja karyawan selama bekerja dari rumah.

Melalui aplikasi employee activity, karyawan dapat mengisi aktivitas yang sedang atau sudah dikerjakan, sehingga perusahaan memiliki gambaran yang lebih jelas tentang apa yang dikerjakan setiap hari. Ini sangat membantu karena dalam sistem WFH perusahaan tidak dapat melihat aktivitas kerja secara langsung.

Aplikasi seperti ini juga membantu memastikan bahwa karyawan benar-benar bekerja dari lokasi yang telah ditentukan dan menjalankan tugas sesuai aturan perusahaan. Selain itu, data aktivitas yang dicatat juga dapat membantu manager dalam melakukan kontrol pekerjaan dan memudahkan HR dalam melihat pola kerja karyawan.

Contoh aplikasi yang mendukung kebutuhan ini adalah Sigma HRIS dan Forte HRIS. Kedua sistem ini mendukung pencatatan aktivitas karyawan berdasarkan kebutuhan perusahaan, termasuk pemantauan aktivitas kerja dan dukungan untuk absensi karyawan. Dalam konteks WFH, hal ini sangat penting karena employee activity dapat menjadi dasar kontrol kerja yang lebih nyata dan terstruktur.

2. Aplikasi Tele Meeting

Selain pemantauan aktivitas, WFH juga sangat membutuhkan aplikasi tele meeting. Aplikasi ini penting karena komunikasi tatap muka langsung tidak selalu memungkinkan saat karyawan bekerja dari rumah.

Tele meeting membantu tim tetap dapat melakukan rapat, diskusi, koordinasi, presentasi, dan evaluasi pekerjaan tanpa harus hadir secara fisik di kantor. Ini penting untuk menjaga komunikasi tetap berjalan lancar, terutama ketika ada pekerjaan yang membutuhkan keputusan cepat atau kolaborasi lintas tim.

Dengan tele meeting, perusahaan juga dapat menjaga kedekatan komunikasi antara atasan dan tim, sehingga WFH tidak membuat koordinasi menjadi terlalu longgar. Dalam banyak kasus, rapat virtual juga membantu menjaga disiplin kerja karena ada waktu-waktu tertentu di mana tim tetap berkumpul dan melakukan sinkronisasi pekerjaan.

Contoh aplikasi tele meeting yang umum digunakan adalah Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, dan aplikasi sejenis lainnya. Pemilihan aplikasinya bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, jumlah peserta rapat, dan ekosistem kerja yang sudah digunakan sehari-hari.

3. Aplikasi Remote Support

Dalam sistem WFH, kendala teknis pada komputer atau laptop karyawan sering kali menjadi salah satu hambatan yang cukup mengganggu. Karena itu, aplikasi remote support juga menjadi salah satu aplikasi penting untuk WFH.

Aplikasi ini memungkinkan tim IT membantu pengguna dari jarak jauh ketika terjadi masalah pada perangkat kerja. Dengan begitu, karyawan tidak harus datang ke kantor hanya untuk memperbaiki masalah teknis yang sebenarnya bisa ditangani secara remote.

Fungsi remote support menjadi sangat penting karena pekerjaan modern sangat bergantung pada perangkat digital. Jika laptop bermasalah dan tidak segera dibantu, maka pekerjaan bisa tertunda dan produktivitas menurun. Dengan remote support, tim IT tetap bisa memberikan bantuan cepat meskipun seluruh tim bekerja dari lokasi yang berbeda.

Contoh aplikasi remote support yang umum digunakan adalah TeamViewer, AnyDesk, dan aplikasi serupa yang memang dirancang untuk membantu akses teknis dari jarak jauh.

4. Aplikasi VPN

Beberapa perusahaan membutuhkan koneksi aman ke jaringan internal kantor, server, atau sistem perusahaan tertentu. Dalam situasi seperti ini, aplikasi VPN menjadi sangat penting.

VPN membantu karyawan terhubung ke jaringan kantor dengan jalur koneksi yang lebih aman. Hal ini dibutuhkan terutama jika perusahaan memiliki sistem internal yang tidak dibuka langsung ke internet publik atau membutuhkan tingkat keamanan akses yang lebih tinggi.

Bagi perusahaan yang menerapkan WFH, VPN membantu menjaga agar akses ke data atau sistem perusahaan tetap dapat dilakukan tanpa mengorbankan keamanan. Ini sangat penting terutama untuk perusahaan yang memiliki data sensitif, sistem keuangan, sistem internal, atau file penting yang hanya boleh diakses melalui jaringan tertentu.

Contoh aplikasi VPN corporate yang sangat umum digunakan adalah FortiClient VPN dan Cisco AnyConnect. Beberapa perusahaan juga menggunakan solusi VPN lain sesuai infrastruktur jaringan yang mereka miliki.

5. Aplikasi untuk Document Sharing

Aplikasi lain yang tidak kalah penting adalah aplikasi document sharing. Dalam sistem WFH, dokumen harus bisa diakses, dibagikan, dan dikerjakan bersama tanpa harus berpindah file secara manual terus-menerus.

Document sharing membantu tim bekerja secara lebih cepat karena file dapat dibuka bersama, diperbarui, dan dibagikan dengan lebih mudah. Ini sangat penting untuk mengurangi risiko dokumen tercecer, file ganda, versi yang berbeda-beda, atau keterlambatan pengiriman dokumen.

Dengan document sharing, perusahaan juga dapat meningkatkan kolaborasi karena tim dari lokasi berbeda tetap bisa bekerja pada file yang sama. Dalam praktiknya, sistem ini membantu banyak aktivitas seperti pembuatan laporan, penyusunan dokumen kerja, revisi file, hingga penyimpanan arsip digital.

Contoh aplikasi document sharing yang umum digunakan adalah Google Docs, Google Drive, Microsoft OneDrive, SharePoint, maupun sistem internal perusahaan yang memang disiapkan untuk pengelolaan dokumen.

Sigma HRIS dan Forte HRIS Mendukung WFH Sejak Lama

Dalam penerapan WFH, tidak semua aplikasi hanya berfungsi sebagai alat bantu tambahan. Ada juga sistem yang berperan penting dalam menjaga disiplin dan keteraturan kerja karyawan. Di sinilah Sigma HRIS dan Forte HRIS memiliki peran yang kuat.

Kedua sistem ini telah digunakan banyak perusahaan untuk membantu penerapan WFH, terutama sejak masa Covid-19 ketika banyak perusahaan membutuhkan sistem kerja jarak jauh yang tetap dapat dikontrol dengan baik. Penggunaan sistem seperti ini menjadi penting karena perusahaan membutuhkan cara yang jelas untuk melihat aktivitas kerja karyawan saat tidak berada di kantor.

Sigma HRIS dan Forte HRIS telah mendukung kebutuhan tersebut melalui fitur employee activity yang memungkinkan pencatatan aktivitas karyawan sesuai dengan aturan perusahaan. Hal ini membantu perusahaan memperoleh kontrol kerja yang lebih baik, sementara karyawan juga memiliki sarana yang jelas untuk melaporkan pekerjaan yang dilakukan.

Selain itu, dukungan terhadap absensi dan pencatatan berbasis kebutuhan operasional membuat kedua sistem ini tetap relevan digunakan untuk pola kerja hybrid maupun WFH.

Kombinasi Aplikasi Membuat WFH Lebih Efektif

Pada praktiknya, perusahaan jarang hanya menggunakan satu aplikasi saja untuk WFH. Sistem kerja jarak jauh yang efektif biasanya dibangun dari kombinasi beberapa aplikasi yang saling melengkapi.

Aplikasi employee activity membantu kontrol pekerjaan. Tele meeting membantu komunikasi dan koordinasi. Remote support membantu mengatasi kendala teknis. VPN membantu akses aman ke jaringan kantor. Sementara document sharing membantu kolaborasi file dan dokumen.

Jika seluruh komponen ini berjalan dengan baik, maka sistem WFH akan menjadi jauh lebih stabil, terukur, dan produktif. Perusahaan tidak hanya sekadar memberi izin bekerja dari rumah, tetapi juga benar-benar menyiapkan ekosistem kerja digital yang mendukung.

Kesimpulan

Aplikasi untuk WFH sangat penting agar sistem kerja dari rumah tetap berjalan produktif, tertib, dan mudah dikontrol. Dalam kondisi WFH, perusahaan membutuhkan dukungan aplikasi yang dapat membantu komunikasi, pelaporan aktivitas, dukungan teknis, keamanan akses, dan kolaborasi dokumen.

Beberapa aplikasi yang mendukung WFH antara lain aplikasi employee activity, aplikasi tele meeting, aplikasi remote support, aplikasi VPN, dan aplikasi document sharing. Masing-masing memiliki fungsi penting untuk menjaga operasional perusahaan tetap berjalan dengan baik.

Sigma HRIS dan Forte HRIS merupakan contoh sistem yang mendukung WFH, terutama melalui fitur employee activity dan dukungan absensi yang membantu perusahaan memantau aktivitas karyawan secara lebih terstruktur. Kedua sistem ini telah digunakan banyak perusahaan sejak masa Covid-19 dan tetap relevan untuk mendukung sistem kerja WFH hingga saat ini.